Die Approval Experts GmbH spezialisiert sich auf die Erarbeitung von individuellen Lösungen für Genehmigungsprozesse. Mit dem Approval Manager bieten wir unseren Kunden eine IT Plattform zur optimalen Abwicklung aller Genehmigungsprozesse, die sich aus der Geschäftsordnung, den rechtlichen Vorgaben und den geschäftlichen Zielen ableiten.

Folgende Lösungen sind aktuell bei unseren Kunden im Einsatz:

Genehmigungsprozesse für Neuprodukte (NPP) bei Finanzdienstleistern
Genehmigungsprozesse für Investitionscontrolling in Echtzeit
Genehmigungsprozesse für Produktmusterentwicklung
Genehmigungsprozesse für die Umsetzung von Produktideen
Genehmigungsprozesse für Stammdatenänderungen in SAP

20 Prozent mehr Effizienz

Die DekaBank profitiert von mehr Transparenz beim Produktentwicklungsprozess. Die SaaS-Lösung Approval Manager sorgt seit April 2013 bei der DekaBank für einen durchgehend elektronisch abgebildeten New Product Process (NPP). Zentrale Vorteile der Lösung: Alle Informationen rund um die Produktentstehung sind jederzeit verfügbar, darum kann die Umsetzung auf die geschäftlichen Anforderungen passgenau erfolgen. Das erhöht die Effizienz des NPP.

Tim Ehrentreichs Ziel war klar: Jede der am Produktentwicklungsprozess beteiligten Personen des Wertpapierhauses der Sparkassen-Finanzgruppe sollte jederzeit Zugriff auf alle Informationen rund um die Produktplanung haben. Fragen wie “Wo steht aktuell die Produktplanung?” und “Wer hat aktuell was zu tun?” sollten künftig mit einem Blick in ein zentrales NPP-Tool beantwortet werden können. “Wir wollten den gesamten Produktentwicklungsprozess auf ein modernes technisches Fundament setzen”, sagt Tim Ehrentreich, Gruppenleiter Geschäftsprozessunterstützung und NPP. Eine Inhouse-Lösung schien zu aufwendig, das entsprechende Produkt eines herkömmlichen Anbieters in diesem Segment zu umfangreich.

“Wir suchten eine angemessene, auf diese Funktion konzentrierte Lösung eines kleineren Anbieters, der schnell und flexibel agiert”, berichtet Tim Ehrentreich. Die finius GmbH, der finanzfachliche Consulting-Partner der Bank, brachte die Approval Experts GmbH ins Spiel. Der Software-Hersteller aus dem Frankfurter Westend wusste bei einer ersten Vorstellung eines Prototypen zu gefallen, sagt Tobias Dillmann, Einkauf IT. Dass der Dienstleister in der Nachbarschaft sitzt, gefiel der DekaBank obendrein. “Wenn es Probleme gibt, habe ich mein persönliches Erscheinen angekündigt”, erzählt Ehrentreich augenzwinkernd. Approval Experts (AE) hat den DekaBank Approval Manager nach einer Projektlaufzeit von fünf Monaten am 1. Juli 2012 bei der DekaBank im Testbetrieb freigeschaltet. Seitdem werden alle NPP-Phasen, von der Initiierung bis zur MaRisk-Phase, mit der Lösung abgebildet. Zuvor hatte Approval Experts das Produkt auf die Anforderungen des neuen Bankkunden angepasst. So sind beispielsweise die Daten der bankinternen Leistungsverrechnung (ILV) in die Lösung integriert, sodass mit einer neu implementierten Schätzfunktion der Aufwand für Produkte prognostiziert werden kann. AE ermöglichte gleichzeitig das Abbilden von Testgeschäften, stellte fortan Projektphasen auch grafisch dar, erweiterte die Stellvertreterregelung und realisierte eine Chat-Funktion, die von den 120 Usern bei der DekaBank gerne genutzt wird. AE setzte außerdem die strengen Passwort-Regeln der DekaBank um und bestand ein externes Sicherheits-Audit der Serverlandschaft, denn der Approval Manager wird als Software-as-a-Service geliefert.

“Feedback extrem positiv”

Von Juli 2012 bis März 2013 liefen das neue NPP-System und das bisherige Verfahren bei der DekaBank parallel. Zum 1. April 2013 ging die Lösung live und wurde sogleich von den Mitarbeitern sehr gut angenommen, berichtet Tim Ehrentreich: “Das Feedback ist extrem positiv.” Gelobt werde, dass das neue Instrument für die Neuproduktgestaltung “sehr, sehr leicht zu bedienen” sei und niemand eine Schulung gebraucht habe. Die Kollegen hätten außerdem den Mehrwert der neuen Lösung schnell gesehen: Die Produktentwicklung, sagt Ehrentreich, erfolge im Hause nun effizienter, weil die Entwicklung passgenauer erfolge. Er schätzt einen Effizienzgewinn von bis zu 20 Prozent. Dank der Kostensschätzfunktion habe man heute deutlich schneller einen Eindruck, ob ein Produkt eine Chance auf eine Umsetzung hat. Und dank dieser neuen Transparenz könne man schneller als früher die Reißleine ziehen und Produktentwicklungen mit einem Mausklick stoppen. Und selbst das war dann keine vergebene Mühe: Denn die Erfahrungen, die auch in solchen Fällen gemacht werden, so Ehrentreich, stehen nun weiterhin zur Verfügung und sind wichtiger Lernstoff für andere Produkt-Projekte.

“Für die Revision ein Segen”

Das neue NPP-Tool fördert und ermöglicht eine umfassende interne Kommunikation rund um neue Produkte. Niemand hat mehr ein Informationsmonopol, alle Informationen, sagen die DekaBank-Praktiker, seien stets zugänglich und jeder könne stets sehen, wo der Prozess stehe und an welcher Stelle aktuell Handlungsbedarf bestünde. E-Mails mit klaren Handlungsvorschlägen (z.B. “Bearbeiten”) fördern die schnelle Weiterarbeit an Projekten. Auf großes Gefallen stößt bei der DekaBank auch die umfassende Dokumentation jedes Vorgangs. So werden etwa auch die Chat-Gespräche protokolliert. “Für die Revision ist das ein Segen”, sagt Ehrentreich, aber auch für alle anderen Beteiligten sei es sehr wertvoll zu erfahren, wer was wann wozu gesagt und getan habe. “Wir haben die maximale Transparenz auf allen Stufen”, sagt der Leiter NPP. Mit der Zusammenarbeit mit Approval Experts ist man bei dem Wertpapierhaus auch zufrieden. “Das klappt sehr gut”, lobt Tobias Dillmann. Der Dienstleister sei gut erreichbar, Wünsche würden schnell umgesetzt. Nach eigenem Bekunden musste Tim Ehrentreich den Marsch in die Nachbarschaft nicht antreten.

Investitionscontrolling in Echtzeit

Internationaler Lebensmittelkonzern

Investitionscontrolling in Echtzeit durch europaweite Standardisierung der Genehmigungsprozesse

Unser Kunde hat auf Knopfdruck alle relevanten Controllinginformationen im Überblick. Alle Investitionsanträge werden über eine standardisierte IT-Plattform erfasst. Dadurch fallen Insellösungen weg.

Das Ziel war von Anfang an klar definiert. Jeder Bereichsverantwortlicher, jeder Controller, sowie die Antragsteller sollten zu jeder Zeit einen Überblick über alle Investitionsanträge haben.

Das Statistische Bundesamt hat veröffentlicht, das deutsche Unternehmen jedes Jahr fast 550 Milliarden Euro in Investitionsgüter investieren. Der Professionalisierungsgrad des Investitionsgütereinkaufs ist noch auf einem niedrigen Niveau. Bei Großinvestitionen ist es unbedingt erforderlich auch die laufenden Kosten wie z.B. Energie, Personal, Wartung und Instandhaltung zu analysieren, da die Anschaffungskosten durchschnittlich nur bei 30-50 Prozent liegen. Ein Beschaffungsprozess von Investitionsgütern kann überaus komplex sein. Die größte Herausforderung ist das Schnittstellenmanagement. Es muss sichergestellt werden, dass alle relevanten Abteilungen in den Prozess mit eingebunden werden, und das so früh wie möglich. Bei großen Unternehmen mit mehreren Standorten oder Filialen ist ein aufwendiger Prozess bei Investitionsanträgen notwendig.

Das Investitionscontrolling in Echtzeit wurde ermöglicht, in dem die Approval Experts mit dem Controlling Team des Kunden standardisierte, unternehmensübergreifende Genehmigungsprozesse definierte. Es wurde sichergestellt, dass alle nötigen Abteilungen und Entscheider automatisch eingebunden werden. Je nach Höhe der Investition können unterschiedliche Personen oder Abteilungen zur Genehmigung herangezogen werden.

Da eine SAP-konforme Budgettabelle in dem elektronischen Antragsformular integriert ist, werden sofort die Konsequenzen einer Investition für die verbleibenden Budgets sichtbar.

Das Unternehmen profitiert von Echtzeitdaten in Bezug auf den Status der Investitionsanträge in allen Standorten in Europa. Dem Controlling Team ist es jetzt möglich auf Knopfdruck den aktuellen Investitionsstand für die Entscheider-Gremien aufzubereiten. Was wurde genehmigt, was wurde warum abgelehnt, welche Anträge sind in Bearbeitung, welche zusätzlichen Investitionsbedarfe gibt es?

„ Feedback “

Nach der Einführung des neuen Prozesses wurde die Lösung von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Gelobt werde, dass das neue Instrument für die Investitionsanträge „sehr leicht zu bedienen“ sei und niemand eine Schulung gebraucht habe. Durch die Einhaltung der vorgegeben Genehmigungsprozesse werden alle Revisiosanforderungen eingehalten.

Erhöhung der Kundenzufriedenheit

Mitelständisches Unternehmen im Markt für „fast consumer goods“

Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch qualitätsgesicherte Genehmigungsprozesse zwischen Produktentwickler und Produzenten von Produktmustern

Unsere Lösung stellt einen durchgehend elektronisch abgebildeten Genehmigungsprozess füer die Mustererstellung sicher.

Zentrale Vorteile der Lösung: Alle Informationen rund um die Produktmusterentstehung sind jederzeit verfügbar. Der Produktentwickler kann auf alle Änderungsanforderungen sofort reagieren. Ein perfekt abgestimmtes Muster erhört die Kundenzufriedenheit bei der Produktpräsentation. Der Kunde fühlt sich verstanden und optimal betreut.

Das Ziel des verantwortlichen Produktentwicklers war klar: Wir liefern ein Musterprodukt aus , welches genau den Absprachen des Kunden entspricht. 100 % Qualität bereits in der Mustererstellung, das ist der Anspruch.

Alle Prozessbeteiligten sollten in jeder Phase Zugriff auf alle Informationen rund um die Produktmusterentstehung haben. Wer hat was zu tun und wie ist der Status?“ Diese Informationen sind jetzt auf Basis eines zentralen Genehmigungssprozesses abrufbar. Der Produktentwickler wollte den gesamten Prozess auf ein modernes technisches Fundament setzen. Eine Inhouse-Lösung schien zu aufwendig, die Produkte der Anbieter in diesem Segment zu umfangreich. „Wir suchen eine angemessene, auf diese Funktion konzentrierte Lösung. Approval Experts bietet hier genau den Umfang der benötigt wird.

„Feedback “

Die Lösung wurde von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Gelobt werde, dass das neue Instrument für die Produktmusterentwicklung „sehr leicht zu bedienen“ sei und niemand eine Schulung benötigte. Die Kollegen hätten außerdem den Mehrwert der neunen Lösung schnell gesehen. Die Musterentwicklung erfolge nun im Haus abgestimmt mit allen Bereichen. Durch die Einhaltung des vorgegeben Weges laufen jetzt auch alle Muster so oft durch die Abteilungen bis das Ergebnis perfekt ist.

Dank der neuen Transparenz kann man schneller als früher eingreifen und den Prozess mit einem Klick stoppen.Auf großes Gefallen stößt auch die umfassende Dokumentation jedes Musters. Abstimmungen per Chat werden dem Prozess zugeordnet und entsprechend protokolliert; und die Revision freut sich über die lückenlose Dokumentation,

Verkürzung “time-to-market” von Produktideen

Mittelständischer Produzent und Händler von Wurstwaren

Verkürzung „time to market“ von Produktideen durch transparente Integration aller Beteiligten in den Genehmigungsprozess

Ein strukturiertes und nachvollziehbares Sortimentsmanagement ist wettbewerbskritisch. Mit der Lösung von Approval Experts werden alle Entscheidungen bezüglich Produktideen dokumentiert und archiviert. Alle Informationen über das Produkt und den Arbeitsstand der Beteiligten sind jederzeit verfügbar. Die Entscheidungen sind nachvollziehbar, die Einführungszeit ist kurz und es entsteht kein Schulungsaufwand.

Die Anforderungen für die Einführung eines Genehmigungsprozesses für Produktideen resultierten aus der vorhandenen Produktvielfalt und der Komplexität in der Koordinierung und Abstimmung interner und externer Produktentwicklung- und Produktänderungsprozesse. Es ist für unseren Kunden dabei enorm wichtig zu jedem Zeitpunkt zu wissen, wer was zu tun hat, und ob das Produkt, wie vorgegeben, zum gewünschten Zeitpunkt auf den Markt kommen kann. Nur auf diese Weise kann ein Wettbewerbsvorteil sichergestellt werden. Verzögerungen führen zu sofortigen Umsatzausfällen, da es sich um Produkte mit kurzem Produktlebenszyklus bzw. um Saisonprodukte handelt.

Die Lösung von Approval Experts koordiniert die Zusammenarbeit den beteiligten Abteilungen. Produktanträge werden in den Fachabteilungen gestartet. Gleichzeitig liegt die Verantwortung für den Erfolg eines neuen Produktes bei den Produktmanagern, die sicherstellen müssen, dass alle Unternehmensfunktionen umfassend eingebunden werden. Daher ist es wichtig, dass der sogenannte „Artikelpass“ für alle Beteiligten transparent ist und die Entscheidungen und Verantwortlichkeiten nachvollzogen werden können.

Um das von unserem Kunden beschriebene Ziel zu erreichen, analysierte Approval-Experts zunächst die Entscheidungsstrukturen und modellierte den Prozess mit einem grafischen Prozesseditor. Anhand der Ergebnisse implementierten die IT-Experten dann ein webbasiertes Tool, den Approval Manager, für die individuellen Genehmigungsprozesse.

„Feedback“

“Das neue System erleichtert unsere Arbeit enorm, da die Entscheidungswege schnell und mit vollständigen Informationen durchlaufen werden können” so der zuständige Marketing Direktor. Aufgrund der Effizienzsteigerung und der verbesserten Informationsqualität im Produktentwicklungsprozess wurde der Approval Manager bereits auf weitere Unternehmensbereiche ausgedehnt. So werden jetzt auch Investitions- oder Dienstreisen Anträge, Personalentscheidungen, Spesenabrechnung und Urlaubsanträge sowie Marketingfreigaben von dem neuen System unterstützt.

Schutz von Investitionen in SAP-Systeme

Unternehmen im Markt für „Fast consumer goods“

Schutz von Investitionen in SAP Systeme durch unternehmensweit abgestimmte Genehmigungsprozesse von Stammdatenänderungen

Gut gepflegte Stammdaten stellen sicher, dass alle Geschäftsprozesse, die mit SAP unterstütz werden auch richtig funktionieren. Diese Geschäftsprozesse sind wettbewerbskritisch und führen bei fehlerhaften Daten zur Unzufriedenheit bei Kunden , Lieferanten und strategischen Partnern. Im Extremfall wird das Unternehmen mit Umsatzausfällen und schlechter Reputation konfrontiert.

Mit der Lösung von Approval Experts werden die Stammdatenänderungen je nach Typ über definierte Genehmigungsprozesse qualitätsgesichert. Wenn alle Änderungen auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft wurden, werden die neuen Stammdaten in SAP eingespielt.

Alle Prozessbeteiligten haben in jeder Genehmigungsphase Zugriff auf alle Informationen In diesem Zusammenhang ist auch wichtig zu sehen, „Wer hat aktuell was zu tun?“ Unser Kunde wollte die Genehmigungsprozesse auf ein modernes technisches Fundament setzen. Eine Inhouse-Lösung war zu aufwendig. Wir suchen eine angemessene, auf diese Funktion konzentrierte Lösung. Approval Experts bietet hier genau den Umfang der benötigt wird. Sehr kurze Einführungszeit, Abbildung aller Kundenanforderungen.

„Feedback “

Nach der Einführung des neuen Prozesses wurde die Lösung sehr gut angenommen. Gelobt werde, dass das neue Instrument für die Genehmigung von Stammdatenänderungen „sehr leicht zu bedienen“ sei und niemand eine Schulung braucht. Die Abstimmung der Stammdatenänderungen erfolge nun unter Einbeziehung aller relevanten Bereiche und qualitätsgesichert.